Kế toán đã biết cách xử lý chuyển tiếp hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử?

Lộ trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đang bước vào giai đoạn gấp rút khiến nhiều doanh nghiệp đồng loạt sử dụng hóa đơn điện tử. Trong thời điểm này, băn khoăn lớn nhất của doanh nghiệp là xử lý chuyển tiếp hóa đơn điện tử như thế nào để hợp pháp và không làm gián đoạn công việc kinh doanh?

MISA MEINVOICE sẽ hướng dẫn cụ thể doanh nghiệp thực hiện chuyển tiếp hóa đơn điện tử tại bài viết dưới đây.

1.Quy định về xử lý chuyển tiếp hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử

1.1. Xử lý chuyển tiếp hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC

Tại Điều 36, Nghị định 119/2018/NĐ-CP có quy định về việc xử lý chuyển tiếp hóa đơn điện tử trong từng trường hợp cụ thể như sau:

Đơn vị đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC hoặc đã đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo Quyết định 1209/2015/QĐ-BTC trước ngày Nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử đang sử dụng kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành.

Đơn vị đã thông báo phát hành hóa đơn giấy theo hình thức đặt in, hóa đơn tự in, hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế để sử dụng trước ngày Nghị định 119 có hiệu lực thi hành thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy đã mua đến hết ngày 31/10/2020 và phải tiếp tục thực hiện thủ tục hóa đơn theo NĐ 51/2019/NĐ-CP và 04/2014/NĐ-CP.

lộ trình chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử

Trong thời gian từ ngày 1/11/2018 đến ngày 31/10/2020, nếu cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119 nếu cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng CNTT mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo các hình thức nêu trên thì cơ sở kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119.

Đối với cơ sở kinh doanh mới thành lập trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 119 thì cơ sở kinh doanh thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

Trường hợp chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng CNTT mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo quy định tại các Nghị định 51/2019/NĐ-CP và 04/2014/NĐ-CP thì thực hiện các thủ tục hóa đơn và gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.

Đối với tổ chức sự nghiệp công lập (cơ sở giáo dục công lập, cơ sở y tế công lập) đã sử dụng Phiếu thu tiền thì tiếp tục sử dụng Phiếu thu tiền đã sử dụng và chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử (hoặc Phiếu thu tiền điện tử) theo lộ trình của Bộ Tài chính.

Như vậy, để việc xử lý chuyển tiếp hóa đơn điện tử của doanh nghiệp được diễn ra hợp pháp, doanh nghiệp cần xác định tình trạng hiện tại của mình hiện đang hay sắp hết hóa đơn giấy để có phương án phù hợp và không làm gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh.

1.2 Tổng Cục Thuế trả lời về việc có được tiếp tục in hóa đơn giấy hay không

Tại hội thảo cập nhật chính sách thuế và những quy định mới về hoá đơn điện tử do Tổng cục Thuế phối hợp với Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) tổ chức ngày 5/11/2019, đại diện của Tổng Cục thuế hướng dẫn:

Trường hợp đơn vị dùng hết hóa đơn giấy trước ngày 1/11/2020 thì sẽ chuyển sang hóa đơn điện tử và không được tiếp tục in cũng như sử dụng hóa đơn giấy. Trường hợp chưa đủ điều kiện để dùng hóa đơn điện tử thì được dùng hóa đơn giấy nhưng phải gửi dữ liệu hóa đơn theo mẫu quy định và thời hạn sử dụng hóa đơn giấy cuối cùng là hết ngày 31/10/2020.

2. MISA hỗ trợ kế toán chuyển tiếp sang hóa đơn điện tử nhanh chóng chỉ trong 2 ngày

Để kế toán và doanh nghiệp yên tâm và nhanh chóng hoàn tất quá trình chuyển tiếp sang hóa đơn điện tử, MISA hỗ trợ tối đa cho doanh nghiệp trong việc đăng ký phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng:

Đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử
Không giới hạn số lượng người dùng
Không thu phí duy trì hàng năm
MIỄN 100% phí tích hợp với các phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị khác nhau
MIỄN 100% phí tư vấn thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế
MIỄN 100% phí lưu trữ, tra cứu hóa đơn 10 năm
Khách hàng có thể mua trước nhiều gói hóa đơn để sử dụng và được chuyển sang tài chính tiếp theo nếu sử dụng không hết

Với sự hỗ trợ của MISA, thủ tục chuyển tiếp và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Chỉ sau 02 ngày đăng ký, doanh nghiệp đã có thể bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.

MISA là đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử MISA MEINVOICE được 80% kế toán ưa chuộng và sử dụng hiện nay với những tính năng ưu việt:

Tích hợp dễ dàng với mọi phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị mà doanh nghiệp đang sử dụng
Cho phép người mua thanh toán đơn hàng ngay khi nhận được hóa đơn điện tử từ người bán.
Đa nền tảng với 3 phiên bản sử dụng trên desktop, website và mobile giúp người dùng phát hành và quản lý hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi.