Trước tình hình căng thẳng của dịch covid-19, doanh nghiệp Việt đang nhanh chóng chuyển sang công cụ làm việc online nhằm sẵn sàng ứng phó với tình huống bị phong tỏa, thậm chí, doanh nghiệp chủ động tự cách ly nhưng vẫn đảm bảo được tính liên tục trong kinh doanh. Khi đó, hóa đơn không thể được phát hành và chuyển đi, đồng nghĩa với doanh nghiệp không có dòng tiền về, ngưng trệ hoạt động kinh doanh.
Đâu sẽ là giải pháp tối ưu giúp hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp không bị gián đoạn khi làm việc tại nhà? Xuất, gửi hóa đơn cho khách hàng vẫn có thể hoạt động thông suốt?
1. Làm sao để kế toán vẫn xuất hóa đơn khi làm việc online tại nhà?
Trong tình hình dịch bệnh diễn biến phức tạp như hiện nay, theo nhận định chung, Nhà nước ta sẽ đối phó dịch theo từng giai đoạn như: Tạm đóng cửa một số loại hình kinh doanh, khuyến khích các doanh nghiệp cho nhân viên làm việc tại nhà, phong tỏa một khu vực tỉnh/thành phố, thậm chí phức tạp nhất là phong tỏa cả quốc gia.
Bộ phận lớn doanh nghiệp đang gấp rút chuyển sang công cụ trực tuyến để làm việc từ xa. Với bộ phận then chốt, ảnh hưởng tới tiến độ giao dịch, lưu chuyển dòng tiền của doanh nghiệp là tài chính – kế toán, một trong các bài toán đặt ra là làm thế nào để phát hành và gửi hóa đơn không gián đoạn khi kế toán làm việc tại nhà?
Hoặc tình huống xấu hơn là khu vực bị phong tỏa, không còn các đơn vị chuyển phát để giao nhận hóa đơn. Khi đó, hóa đơn không thể được phát hành và chuyển đi, đồng nghĩa với doanh nghiệp không có dòng tiền về, ngưng trệ hoạt động kinh doanh.
Bên cạnh đó, việc sử dụng hóa đơn giấy không chỉ khiến Doanh nghiệp tốn chi phí, kế toán gò bó thời gian mà còn đem đến nhiều nguy cơ lây nhiễm virus do thiếu tính an toàn vệ sinh trong sử dụng: Viết tay hóa đơn, chuyển/nhận hóa đơn từ khách hàng, tìm kiếm hóa đơn thủ công, …
Hóa đơn điện tử là giải pháp làm việc online mà hàng nghìn Doanh nghiệp đang lựa chọn, nhằm đảm bảo quá trình vận hành, phát hành hóa đơn không bị ngưng trệ bất cứ khi nào:
- Hạn chế toàn bộ quá trình gặp/ tiếp xúc giao nhận hóa đơn
- Giao dịch kinh doanh, xuất hóa đơn, thanh toán thông suốt ngay cả khi địa bàn bị phong tỏa
- Kế toán dễ dàng quản lý, theo dõi các vấn đề hóa đơn, thu hồi công nợ nhanh chóng
Đại dịch Covid-19 đang ở mức báo động, cũng là lúc tất cả chúng ta cần làm việc 1 cách linh động và an toàn hơn.Ưu tiên sử dụng hóa đơn điện tử và chuẩn bị cho giải pháp làm việc online là điều cần thiết của mỗi đơn vị kinh doanh ngay lúc này.
2. Hóa đơn điện tử – Công cụ làm việc từ xa cho kế toán mùa dịch Covid-19
Trong giai đoạn mang tính quyết định này, nhiều doanh nghiệp đã không ngần ngại bỏ hóa đơn giấy để sử dụng hóa đơn điện tử. Bỏ hóa đơn giấy là cách doanh nghiệp hạn chế được sự tiếp xúc với những vật dụng thiếu an toàn vệ sinh. Đồng thời đây cũng là cách để doanh nghiệp thay đổi hoàn toàn các thức phát hành, quản lý, báo cáo hóa đơn để bắt kịp cuộc cách mạng chuyển đổi số cũng như phù hợp với bối cảnh dịch bệnh hiện tại.
Ngay cả khi làm việc tại nhà, kế toán vẫn có thể xuất và gửi hóa đơn cho khách hàng, giao dịch kinh doanh diễn ra thông suốt.
Hạn chế toàn bộ quá trình tiếp xúc giao nhận hóa đơn
Bản chất của hóa đơn điện tử là làm việc trực tuyến ngay trên phần mềm, doanh nghiệp có thể tự bảo vệ bằng việc hạn chế hàng loạt các hoạt động tiếp xúc, trao đổi trực tiếp so với phương thức hóa đơn giấy hiện tại. Với loại hình hóa đơn mới này, việc phát hành và gửi hóa đơn đều diễn ra online. Nhờ không cần viết tay, tiếp xúc với hóa đơn giấy như trước hay chuyển phát thông qua đơn vị thứ ba, doanh nghiệp vừa tiết kiệm chi phí lại vừa giảm thiểu việc tiếp xúc giữa người và người.
Người mua tức thời nhận được hóa đơn điện tử qua email, SMS và thực hiện tra cứu mọi lúc, mọi nơi qua internet. Ngay cả khi làm việc tại nhà, kế toán vẫn có thể gửi hóa đơn cho Khách hàng nhanh chóng mà không cần tiếp xúc giao nhận hóa đơn.
Giao dịch kinh doanh, xuất – nhận – tra cứu hóa đơn diễn ra thông suốt
Thay vì phải thực hiện các thao tác nhận – gửi – viết tay hóa đơn thủ công tại công ty, kế toán hoàn toàn có thể gửi và nhận hóa đơn điện tử thông qua email hoặc SMS trên laptop hoặc thiết bị di động cá nhân ngay tại nhà.
Phần mềm hóa đơn điện tử cho phép doanh nghiệp xuất hóa đơn online ngay tại nhà đáp ứng nhu cầu sử dụng của hầu hết các đơn vị kinh doanh lĩnh vực thương mại – phân phối. Cấp quản lý có thể phân quyền cho nhiều người dùng truy cập và phát hành hóa đơn từ nhiều điểm khác nhau mà không tốn thêm bất cứ chi phí triển khai nào. Điều này giúp cho việc kinh doanh của đơn vị không bị gián đoạn ngay cả khi các bộ phận làm việc từ xa.
Dữ liệu hóa đơn điện tử được đồng bộ giữa các phiên bản và thiết bị cùng sử dụng, do đó bất cứ người dùng nào được phân quyền cũng dễ dàng tra cứu và kiểm soát tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.
Đảm bảo khả năng nhận thanh toán nhờ không cần giao dịch trực tiếp
Hóa đơn điện tử còn cung cấp tính năng thanh toán online, giúp giao dịch mua bán diễn ra nhanh chóng, tiện lợi hơn dù cách ly hay không. Với tính năng này, kế toán không cần tiếp xúc tiền mặt hay ra ngân hàng chuyển khoản. Được biết, khách hàng có thể tiến hành tra cứu hóa đơn meInvoice.vn và chọn thanh toán ngay qua nhiều hình thức như quét mã VNPay-QR, thẻ ATM, thẻ quốc tế, ví điện tử. Không chỉ giúp tiền mua hàng về nhanh hơn mà còn giúp khách hàng an tâm giao dịch, giảm thiểu nguy cơ lây lan dịch.
Đảm bảo đồng bộ dữ liệu với các phần mềm được tích hợp
Được tích hợp với các phần mềm khác, hóa đơn điện tử hỗ trợ kế toán làm ở bất cứ đâu mà không cần máy tính của công ty vẫn ghi nhận đầy đủ sổ sách, không lo bảo quản chứng từ giấy cồng kềnh, phức tạp. Theo đó, phần mềm hóa đơn điện tử được kết nối hệ thống với phần mềm quản lý công việc, tài chính – kế toán như meInvoice.vn của MISA được tích hợp tới hơn 50 phần mềm khác nhau, để khi phát hành hóa đơn, hệ thống sẽ tự động hạch toán, ghi nhận doanh thu chi phí, tiết kiệm hơn 80% thời gian nhập liệu thủ công.
Phát hành hóa đơn điện tử ngay trên điện thoại khi tích hợp chữ ký số không cần USB Token
Với dòng chữ ký số từ xa, điển hình như eSign của MISA, chủ doanh nghiệp hay kế toán viên có thể thực hiện thao tác ký số, phát hành hóa đơn điện tử ngay trên điện thoại di dộng, mọi lúc mọi nơi. Nhờ vậy không bị mất thời gian chờ đợi di chuyển USB Token giữa các người dùng hay ngay khi có phát sinh, chủ doanh nghiệp vẫn dễ dàng thao tác duyệt hoặc ký tài liệu dù ở bất cứ đâu, không cần máy tính và USB Token như trước.
Điều này giúp doanh nghiệp hạn chế tiếp xúc với USB Token cũng như không cần tốn kém chi phí đầu tư mua nhiều USB Token.
Nhìn chung, số lượng doanh nghiệp chuyển sang các công cụ online đang tăng nhanh mỗi ngày và hóa đơn điện tử chỉ là một trong số nhiều công cụ doanh nghiệp cần để trang bị doanh nghiệp sẵn sàng trước mọi tình huống. Những giải pháp này không chỉ là biện pháp ngắn hạn trong mùa dịch mà còn được Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông kêu gọi dịch chuyển hoạt động công ty lên môi trường số vì lợi ích lâu dài và vì sức khỏe của doanh nghiệp và nền kinh tế.
